作為AI五大利器之一的Workflow（工作流），一經推出，就廣受OKKI新老粉絲的關注。
大家都會問：到底什么是工作流？它究竟有什么用？
于是OKKI 的產品經理Jane，在本次訪談中為大家帶來了答案。
什么是工作流？
Jane介紹說：“簡單來說，工作流是根據用戶配置的規則，將企業的管理流程及制度規則，轉化為系統自動執行的流程。”
聽起來有些抽象，Jane做出了進一步解釋：作為AI的一大功能點，所謂的工作流其實也是“自動化”的體現，把一些工作管理的標準交給系統自動執行，這就是工作流解決的最核心問題。
那么具體是指什么標準呢？Jane隨后給出了諸多案例，為大家詳細說明。
工作流能做什么？
Jane說：“工作流主要可以做兩類工作：一是幫助企業最大化利用和管理客戶相關資源（客戶檔案、線索、商機、訂單、報價單、回款單），二是幫助管理者監督提醒業務員跟進重要工作。”
最大化利用和管理客戶相關資源
在說明該功能之前，要首先介紹一下OKKI CRM系統中的公私海規則。
私海，顧名思義，就是每位業務員跟進的客戶池，也就是他的“私人客戶列表”。在此基礎上，我們設立了“公海規則”，即讓一些暫時沒有意向的客戶、暫時跟進不過來的客戶、沒有能力繼續跟進的客戶……等等，不管什么原因，只要在規定時間內沒有被跟進，這部分客戶就會被系統自動從“私海”轉移到公司的“公海”之中，方便其他業務員在此處“撈魚”，避免客戶資源的浪費。
在了解了這個概念之后，我們就來看看工作流模塊中，有哪些可以被“自動執行”的管理規則吧！
Part 1 分配人員
公海客戶自動盤活：
系統將久未聯系的公海客戶自動分配給多個業務員。
自動分配線索：
將新建線索自動輪流分配給多個業務員。
指定分配線索：
根據國家地區或客戶規模自動分配線索給指定業務員。
分配指定公海客戶：
如果公司暫時取消了某個國家的業務，系統會自動把相關客戶資源排除，不會再分配給業務員了。
Part 2 移入公海
線索自動移入公海：
將未跟進的線索自動移入公海，提高線索資源的利用率。
客戶高級公海規則：
將久未成交的客戶自動移入公海，移入公海之前會自動發出系統通知，以督促員工跟進客戶。
備注：
“七天移入公海機制”是OKKI系統原本就具備的一項功能，而工作流里的移入公海可以滿足客戶更多個性化移入公海的需求，例如可以只將美國地區的未聯系客戶移入公海。
Part 3 字段變更
客戶自動分組：
自動根據條件將客戶分到特定的分組。比如，將國家為美國、加拿大的客戶，自動分到“北美客戶組”。
自動識別重要客戶：
將商機銷售金額大于3萬元的客戶，自動標為五星。
自動變更訂單狀態：
當回款完成時，自動將訂單狀態變更為“已完成”。
根據Hubspot Research 發布的《State of Inbound 2018 Global Report》顯示，75%的銷售團隊每天會花費半個小時以上的時間來執行數據錄入或其他手動任務，其中相當一部分工作是機械且繁瑣的。
而通過使用OKKI的工作流，就可以代替業務員完成這類機械工作，而且要比人工更高效、更準確，避免人為因素的出錯，保證了企業核心資源數據的準確性，業務員也因此可以將時間精力專注在更重要的工作上，從而提高團隊的銷售業績。
監督提醒業務員跟進重要工作
Part 1 系統通知
滯留商機跟進提醒：
提醒商機團隊成員去處理久未跟進的商機。
重要客戶跟進提醒：
當重要客戶的未聯系天數>30天時，自動給跟進人發送跟進提醒。
Part 2 郵件通知
即將結單訂單待回款提醒：
臨近結單日期的訂單，尾款未收齊，自動發送郵件通知給財務等相關人員進行跟進。
創建大額商機郵件通知：
業務員創建了大額商機，自動發送郵件給領導，引起重視。
Part 3 新建日程
即將結單訂單及時跟進日程：
訂單結單當天，為訂單業績歸屬人新建日程，以確認訂單狀態。
系統通知→郵件通知→新建日程是工作流跟進提醒的三把斧，提醒力度層層加強，其中系統通知和郵件通知是單向的提醒，管理者無法最終確認工作完成情況，所以如果需要管理員二次確認、或相對比較重要的工作任務，可以使用新建日程，將管理者添加為參與人之一，管理者可以在自己的日程面板中查看下屬的工作完成情況，做到信息的雙向傳遞。
工作流就像是管理者和下屬之間的溝通橋梁，根據管理員設置的規則，在最恰當的時候給下屬發送通知提醒，幫助管理者及時傳達信息、引導業務員更好地完成工作；同時，當下屬有任何關鍵操作時，比如商機的贏單操作、訂單回款完成操作，系統也能立即給管理者發送通知提醒。
可以說，借助工作流，企業可以真正實現自上而下、自下而上的信息順暢流通，將溝通管理成本降到了最低。
如何使用工作流？
工作流有兩種創建方式：用戶可以自定義配置工作流規則，也可以通過系統提供的25+個工作流模板進行配置，創建過程非常便捷。
配置工作流的步驟也很簡單，大致如下：
Step1：選擇一個觸發對象：客戶、商機、線索、報價單、訂單、回款單；
Step2：選定觸發時機：創建、編輯，或每日檢查；
Step3：編輯執行條件；
Step4：選擇一個或多個執行動作：分配人員、字段變更、移入公海、系統通知、郵件通知、新建日程。
用戶通過對觸發對象、觸發時機、執行條件和執行動作的自由配置組合，就可以覆蓋無數個真實的工作場景了。
總結
隨著銷售團隊規模的擴大，如果要靠管理者自己去推進每個下屬的工作是不現實的，大部分情況下只能依賴下屬的自覺性，可是這樣又會失去對團隊的管控力。
而有了OKKI的工作流之后一切就不一樣了。
基于企業自身需求，管理者可以自定義設置流程規則，使重復的工作流程自動化、標準化地執行。指定的工作流設置能夠使流程管理與團隊協作自動運行，大大減少了人工管控，可以幫助企業有效避免業務紕漏，并提高企業整體的工作效率。
最后，Jane總結說：“確切來講，工作流不是一個功能，而更像是一個工具。誰掌握了這個工具，就可以將無數種企業管理流程轉化成系統自動執行的工作流程，降低了管理成本，提高了工作效率，真正發揮出了一個智能CRM的最大化效用。”
