外貿業務想要有更多的盈利，就需要“開源節流”，“開源”是要賺得更多，有更高的毛利，“節流”就是要少花錢，多辦事。

在之前的干貨文章《一家外貿企業，賺不賺錢不止看銷售額，還看這個...》中曾提到，費用和利潤的關系是：

凈利潤=毛利潤-費用

費用也有對應的計算公式：

費用=銷售費用+研發費用

費用率=年銷售費用/年銷售額X100%+年研發費用/年銷售額X100%

那么，在疫情影響下，除了裁員、降薪，外貿企業該怎么做才能減少費用、提升業務員工作效率？且看下文。

外貿企業經營，如何減少費用？

首先我們要了解一個概念：費用是指銷售費用和研發費用的綜合，這兩個還是有很大的不同的。

在疫情中有很多中小企業維持不下去了，因為收入下降，甚至沒有收入，而員工工資卻依然要發，有一個浙江做外貿的老板就說他每個月要發兩三百萬的員工工資，現在他還能挺一挺，如果疫情繼續，萬一境外輸入案例控制不住，那他的錢還能挺幾個月呢？

中小企業想挺過危機很不容易，有很多中小企業度過難關的方式就是裁員，裁員是減少費用最直接的方法，銷售費用就能迅速減少。

但這種方法帶來的問題也很多，比如復工之后，工作還是要員工去做的，老板不能做所有的事情，這時候再去招人嗎？

外貿老板都體會過招一個優秀的員工有多困難。中國管理大師陳春花老師說，她為2008年金融危機寫過一本書，叫《冬天的作為》。她的觀點是，在逆境中企業如何生長，是要靠員工的，而不應該靠裁員。

她說如果認真去理解一個公司的管理架構和成本的模型，你會發現員工并不屬于成本的概念，員工決定著這幾件事：

如果員工的產出高，創造的價值大，整個企業的成本其實是低的。

公司的產品、服務好不好，其實跟總經理、董事長沒啥關系，真正接觸顧客的是員工。

某件事情反應快還是慢，老板再急，如果員工不動，事情就是不能推動。

不裁員降薪的話，員工的工資還是要發那么多，如果能夠提升員工的效率，讓他們在原有工作時間內做更多工作，拿下更多訂單，就會帶來銷售額的提升。

從前面公式可以看出，銷售額是費用率公式的分母，分母增大，分子不變，分數變小。所以想要長期減少費用，唯一的有效方法就是提升員工的工作效率。

借助外力，提升員工工作效率

提升員工工作效率，并不意味著外貿老板應該讓員工延長工作時間，而要靠有效的管理。這也是為什么很多企業發展起來了之后，管理者都開始補課，管理的低效，帶來的一定是員工的低效。

而且讓員工提升效率，就要找更好的人，或者把現有的員工培養成更出色的人，這都不容易。那怎么辦呢？就需要借助外力。

在2019年的廣交會上，OKKI就提出了“搬磚2小時、OKKI5分鐘”的概念，為什么OKKI CRM能做到這些？因為OKKI是與外貿企業工作密切結合的高科技工具。

原來業務員輸入客戶資料和跟進記錄，需要在網上查詢客戶信息、回憶與客戶溝通的內容、根據自己的經驗總結一下，再進行記錄。

先不說內容是否完整，就說花的時間，每個客戶都要如此，管理10個客戶可能還可以，管理20個、30個客戶呢？

而他手工錄入2小時的內容質量，也不如OKKI自動歸檔，他自己再進行檢查5分鐘的質量。

?截圖來源于OKKI CRM測試賬號

找新客戶，等著客戶來詢盤是被動且不可控的，業務員要完成銷售目標，很多時候還是需要自己主動開發。

通常來說，業務員在google上搜索客戶上百次，不如在OKKI花5分鐘獲得的客戶數量和信息，因為OKKI不僅有1.2億全球企業的數據，還有6大客戶開發方式，可以主動搜索，也可以讓OKKI的人工智能進行推薦，大大擴大潛在客戶的數量和質量。

老板為了能掌握公司的實時情況，就會經常讓不同部門的人來提供相關信息，這就需要大量的匯報和會議，其中又以銷售部門為關注重點。

而要準備匯報，就要做大量的信息收集和統計分析的工作，也會占用大量的時間，如果需要專人來做，那就需要給他支付工資。在OKKI CRM中，所有信息和數據統計都可以直接看到，省時省力，還是最準確的一手資料。

?截圖來源于OKKI CRM測試賬號

小結

降低公司的費用率，就是要提升員工的效率。

OKKI CRM幫助業務員從大量重復性的工作中解脫出來，可以有更多的精力專注于研究客戶、服務客戶上，增強客戶黏度，為企業創造更多收益。